【この記事で伝えたいこと】
仕事をする上で心がけるべきは以下の5点です。
1.6W2Hを意識して仕事をしましょう。
2.電話やメールの対応ばかりに時間を使わない
3.質よりスピード感を大事に!6割出来たら上司に確認してもらいましょう。
4.手段を目的にせず、アウトプット(成果)を出すことに集中しましょう。
5.アナログな仕事から今時な仕事のやり方をしましょう。
【本文】
最近、インターンシップの方から「仕事をする上で何を心がけていますか?」という質問を受けました。
なので、今回は私が仕事で心がけていた5つのことについて記載したいと思います。
これを意識することで良い方向に変わりましたのでみなさんも参考にしてください。
1.6W2Hを意識して仕事をしましょう。
6Wは(whenいつ,whereどこで,who誰が,whom誰に,what何を,whyなぜ)
2Hは(Howどのように,How muchいくらで)です。
金額に関することでなければHow muchは該当しませんが、何となく会議をして、方向性が何となく決まっても6W2Hを決めずに終わらせると計画通りにいく可能性は限りなく低くなります。これらを決めるためにも会議ではアジェンダを準備してあらかじめ何を決めたいのか整理しておきましょう。
2.電話やメールの対応ばかりに時間を使わない
仕事中に電話が来たり、メールが度々飛んでくることなどたくさんあると思います。
電話は基本的に出なくても問題にはならないことが多いです。電話が繋がらなかったら相手はメールをしてくるはずですので、そのメールを自分の見るべきタイミングで見て返信する必要があるもののみ返しましょう。
電話対応やメール対応に追われてると、時間ばかりが過ぎて結局自分のしたかった仕事は、夕方や時間外になってからという方結構いると思います。
相手に使う時間は最低限にして自分の仕事に集中しましょう。
3.質よりスピード感を大事に!6割出来たら上司に確認してもらいましょう。
日本人は真面目で丁寧だというイメージがある一方、生産性は先進国の中で最も低い水準です。
それは、日本人は努力して100点を目指すことが美徳として染み付いているからではと私は思っています。
私の考えは「出来るだけ労力をかけずに成果をあげる」ことが正しいと考えているため、手書きなどで成果をイメージして上司に話をして方向性を固めます。
その後に、資料作成に着手して、6割ほど出来たらまた意見を貰って修正を加えて完成させます。
そうすることで自分が煮詰まって時間だけが過ぎることを避けることができますし、上司の視点からしても早く報告が来て、今どの状況なのかが分かるため安心して仕事を任せられるというメリットがあります。
是非試してみてください。
4.手段を目的にせず、アウトプット(成果)を出すことに集中しましょう。
定例的に行っている会議などでよくあることですが、会議をすることが目的になっていたり、議事録や報告書を書くことが目的になっていたりするケースがあります。
会議は様々な人を集めてするので、目標に向けて何かを決定したり成果がなければ損失はかなり大きいものとなります。ただ、そのようなことを意識できている人は多くないです。
アウトプットを出すためには、いつまでに誰が何を決定しなければいけないから会議をする「1.6W2Hを意識して仕事をしましょう。」を心がけて成果をどんどんあげましょう。
5.アナログな仕事から今時な仕事のやり方をしましょう。
新型コロナの拡大が落ち着いても今後、会社で仕事をすることが減っていくことが予想されますし、通信速度の向上により、対面で会うことも少なくなり、webで業務を遂行していくことが求められる時代になっていきます。
そのためにも今のうちにペーパーレスで仕事を進めたり、テレワークを活用しましょう。
紙の書類を減らす事で書類を探す時間も削減されますし、良いことだらけです!
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